Liquiditätsplanung für Agenturen: Projekte, Freelancer & Cashflow

Agenturen und Cashflow: Das Projektgeschäft-Problem

Agenturen haben ein fundamentales Cashflow-Problem: Einnahmen kommen projektbasiert und unregelmäßig, während Gehälter, Miete und Tools jeden Monat fällig sind. Ein großes Projekt kann den Cashflow für Monate sichern – oder ein Zahlungsausfall kann eine Krise auslösen.

Laut einer Studie des GWA (Gesamtverband Kommunikationsagenturen) scheitern die meisten jungen Agenturen nicht an mangelnder Kreativität, sondern an fehlendem Cashflow-Management. Die Kombination aus hohen Personalkosten, projektabhängigen Einnahmen und langen Zahlungszielen macht eine sorgfältige Liquiditätsplanung unverzichtbar.

Dieser Leitfaden zeigt dir Schritt für Schritt, wie du einen soliden Liquiditätsplan für deine Agentur erstellst – egal ob du eine Design-Agentur, Werbeagentur, PR-Agentur oder Digitalagentur führst.

Typische Agentur-Kostenstruktur

Personalkosten: 35–50%

Personal ist mit Abstand die größte Position. Bei einer Agentur mit 8 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von 800.000 € gehen 280.000–400.000 € für Gehälter und Sozialabgaben drauf.

Rechne mit ~1,3× Brutto: Ein Mitarbeiter mit 4.000 € Brutto kostet dich mit Sozialabgaben, Urlaubs- und Weihnachtsgeld ca. 5.200 €/Monat.

Freelancer/Subunternehmer: 20–35%

Freelancer machen dich skalierbar, aber sie sind teuer und müssen bezahlt werden – oft bevor der Kunde zahlt. Mehr dazu im Abschnitt „Freelancer-Kosten managen" und im ausführlichen Artikel Freelancer-Kosten in der Agentur.

Büro-Miete: 2.000–5.000 €

Je nach Stadt und Lage. In München oder Hamburg zahlst du für ein Agentur-Büro mit 150 m² schnell 3.500–5.000 €. Coworking-Spaces oder hybride Modelle können die Kosten auf 1.500–3.000 € drücken.

Software & Tools: 500–1.500 €

Adobe Creative Cloud, Figma, Slack, Asana/Monday, Google Workspace, Hosting, Analytics-Tools – bei einer 8-Personen-Agentur summieren sich die Lizenzen auf 800–1.500 €/Monat. Oft unterschätzt, weil jedes einzelne Tool „nur" 10–50 €/Nutzer kostet.

Eigenes Marketing: 500–2.000 €

Website, Case Studies, Social Media, Events, Pitches. Agenturen, die ihr eigenes Marketing vernachlässigen, haben in Flauten keine Pipeline.

Gesamtbild

Bei einer Agentur mit 40.000 € Monatsumsatz sieht die typische Kostenstruktur so aus:

• Personal: 16.000 € (40%)
• Freelancer: 8.000 € (20%)
• Miete: 3.000 € (7,5%)
• Software: 1.000 € (2,5%)
• Marketing: 1.000 € (2,5%)
• Sonstige Fixkosten: 2.000 € (5%)
• Verbleibende Marge: 9.000 € (22,5%)

Bei einer Marge von ~20% kann ein einzelner Zahlungsausfall eines Kunden oder ein Monat ohne neue Projekte die Jahresbilanz kippen.

Saisonalität im Agenturgeschäft

Die Saisonalität im Agenturgeschäft ist weniger extrem als in der Gastronomie oder im Handwerk, aber trotzdem spürbar:

• Januar–Februar: Budgets noch nicht freigegeben, −20–25%. Kunden sind mit Jahresplanung beschäftigt, neue Projekte starten langsam.
• März–Mai: Hochphase, neue Projekte starten, +5–10%. Budgets sind freigegeben, die Auftragsbücher füllen sich.
• Juni: Vorlauf-Sommerloch. Letzte Projekte vor dem Sommer werden abgeschlossen.
• Juli–August: Sommerloch, −15–30%. Kunden im Urlaub, Entscheider nicht erreichbar, Projekte pausieren. Gleichzeitig laufen die Fixkosten weiter.
• September–November: Stärkste Phase, Jahresend-Budgets, +15–20%. Kunden müssen Restbudgets ausgeben, Jahresend-Kampagnen laufen.
• Dezember: Ruhig, Urlaubszeit, −10%. Zwischen den Jahren passiert fast nichts.

Konsequenz: Zwischen dem besten Quartal (Q4) und dem schlechtesten (Sommer/Jahresanfang) kann eine Umsatzdifferenz von 40–50% liegen. Deine Personalkosten bleiben aber konstant.

Freelancer-Kosten managen

Freelancer sind ein zweischneidiges Schwert: Sie machen dich flexibel, aber sie sind teuer und müssen bezahlt werden – oft bevor der Kunde zahlt.

Das Timing-Problem

• Du beauftragst einen Freelancer und zahlst nach 14 Tagen
• Der Kunde zahlt nach 30–60 Tagen
• Lücke: 2–6 Wochen Vorfinanzierung pro Freelancer-Einsatz

Bei 3 parallelen Freelancer-Einsätzen à 5.000 € sind das 15.000 €, die du vorstrecken musst.

Best Practice: Freelancer erst beauftragen, wenn der Kunde eine Anzahlung geleistet hat. Zahlungsziele der Freelancer sollten mindestens so lang sein wie dein Zahlungseingang.

Freelancer vs. Festanstellung

Ab wann lohnt sich eine Festanstellung statt Freelancer?

• Freelancer-Tagessatz: 500–800 € (Design, Entwicklung)
• Festangestellter (vergleichbar): ~250–350 €/Tag (inkl. aller Nebenkosten)
• Break-Even: Ab ca. 15 Tagen/Monat Auslastung lohnt sich die Festanstellung

Aber: Festangestellte bedeuten höhere Fixkosten und weniger Flexibilität. In unsicheren Zeiten sind Freelancer trotz höherer Tagessätze das geringere Risiko.

Retainer vs. Projektgeschäft

Retainer-Verträge (monatliche Pauschalen) stabilisieren den Cashflow massiv. Der Unterschied:

• Projektgeschäft: Unregelmäßige, oft hohe Zahlungen. Lücken zwischen Projekten.
• Retainer: Planbarer, monatlicher Zahlungseingang. Aber meist niedrigere Marge.

Ziel: 40–60% des Umsatzes über Retainer absichern. Das deckt deine Fixkosten. Projektgeschäft liefert dann den Gewinn.

Retainer-Modelle, die funktionieren

• Stundenkontingent: z.B. 40h/Monat à 100 € = 4.000 €/Monat
• Service-Pauschale: z.B. Social-Media-Management 2.500 €/Monat
• Wartung & Support: z.B. Website-Betreuung 500 €/Monat

Zahlungsziele aktiv managen

Verhandle aktiv bessere Zahlungsziele mit deinen Kunden:

• Anzahlung: 30–50% bei Projektstart
• Meilensteine: Zahlung bei definierten Zwischenergebnissen
• Sofortzahlung bei Retainern: Vorab-Rechnung zum 1. des Monats

USt-Planung für Agenturen

Alle Agenturleistungen unterliegen 19% USt. Bei 40.000 € Netto-Umsatz im Monat sind das 7.600 € USt, die du vereinnahmst und ans Finanzamt weiterleiten musst.

Achtung: Die Vorsteuer aus Freelancer-Rechnungen und Software-Lizenzen kannst du abziehen. Trotzdem bleibt eine erhebliche Zahllast. Richte ein separates USt-Konto ein, damit das Geld bei der Voranmeldung verfügbar ist.

Dein Agentur-Liquiditätsplan in 5 Schritten

1. Durchschnittsumsatz ermitteln: Jahresumsatz ÷ 12

2. Saisonalität anwenden: Sommerloch (−20%) und Q4-Peak (+15%) einrechnen

3. Fixkosten eintragen: Personal, Miete, Software – konstant jeden Monat

4. Variable Kosten zuordnen: Freelancer-Budget als % vom Umsatz

5. Engpässe identifizieren: In welchem Monat wird es knapp?

Plan erstellen

Nutze den Agentur-Liquiditätsplan mit voreingestellten Freelancer-Kosten, Software-Budgets und Sommerloch-Saisonalität. Der Plan zeigt dir auf einen Blick, in welchen Monaten dein Kontostand kritisch wird – und wie viel Retainer-Umsatz du brauchst, um sicher durch das Jahr zu kommen.

Auf der Planungsseite kannst du verschiedene Szenarien durchspielen: Was passiert, wenn ein großer Kunde abspringt? Wie viel Puffer brauchst du für das Sommerloch?

Verwandte Artikel:

• Das Sommerloch meistern
• Freelancer-Kosten im Griff